En période de crise, comme c’est le cas actuellement avec la crise sanitaire que nous traversons, le rôle des achats se révèle encore plus crucial que d’ordinaire. Alors que les objectifs de chiffre d’affaire sont pour beaucoup d’entreprises revus à la baisse, l’optimisation des achats est un moyen direct de regagner de précieux points de marge. Activer ce levier peut donc s’avérer salutaire dans une situation difficile, à condition cependant de conserver une approche stratégique et une vision long terme.
SOMMAIRE
Face à la crise, la fonction achats est plus que jamais stratégique
En période d’incertitude aggravée, le caractère stratégique de la fonction achats se rappelle à tous de façon manifeste.
Bien sûr, les conséquences d’une crise économique sur le quotidien des acheteurs sont multiples : nécessité de revoir certaines commandes à la baisse, gestion des pénalités et suivi des clauses contractuelles, contraintes nouvelles sur certains approvisionnements…
Mais du point de vue de l’orientation stratégique de la fonction achat, l’impact principal d’une situation de ralentissement d’activité pourrait se résumer en une phrase : faire des économies (re)devient une priorité absolue à court terme.
Habituellement, l’expertise achats travaille à l’amélioration de la performance sur 3 axes : l’optimisation des dépenses, la garantie de la qualité des achats, et la sécurisation des flux d’approvisionnements.
Dans beaucoup d’entreprises, qui ont déjà mis en place des processus optimisés pour leurs achats stratégiques, les services achats se sont progressivement focalisés sur la sécurisation des approvisionnements, à la faveur de périodes de croissance.
Mais face à une situation de crise, réduire (encore) les coûts d’achats est brusquement remis à l’ordre du jour, y compris sur des familles d’achats jusqu’alors perçues comme plus secondaires.
Les achats : un levier direct pour gagner des points de marge
Pour améliorer la rentabilité de leur activité, deux solutions s’offrent principalement aux entreprises :
– Développer leur chiffre d’affaire : un travail de longue haleine, qui demande un effort commercial soutenu de génération de la demande auprès des clients, et dont la difficulté se trouve souvent accrue pendant une période économiquement tendue.
– Réduire leurs coûts et optimiser leurs achats : un processus qui demande lui aussi beaucoup de créativité et de persévérance, mais dont la mise en œuvre relève d’un périmètre (les fournisseurs) jugé plus maîtrisable.
L’avantage de la seconde option – celle de l’optimisation des achats – est qu’elle présente un impact direct et immédiat sur les gains de points de marge.
En effet, comme l’illustre le schéma ci-dessous : pour obtenir 5 % de marge supplémentaire, une diminution de 5 % des coûts suffit, alors qu’il faut générer a minima 35 % d’augmentation du CA (en fonction du taux de marge pratiqué par l’entreprise) pour parvenir au même résultat !
La performance achats offre donc un « effet levier », qui la rend déjà extrêmement attractive en temps normal. Et cet intérêt se trouve encore décuplé en temps de crise, lorsque le développement des ventes est mis à mal…
Activer le levier performance achats en période de crise
Mais alors, comment activer efficacement ce levier et en faire une opportunité dans cette période de forte incertitude ?
1. Concentrez vos efforts sur les familles d’achats habituellement négligées
Si les dirigeants et les acheteurs ont compris depuis longtemps l’intérêt de cet effet levier, ils ont le plus souvent concentré leurs efforts prioritairement sur les achats stratégiques.
Cela paraît logique, puisque ces derniers sont les plus importants en valeur, et qu’ils ont un impact direct sur le cœur de métier de l’entreprise. Pourtant, certains achats à première vue secondaires s’avèrent être des gisements d’économies particulièrement intéressants !
C’est le cas, notamment, des achats de classe C. Ces fournitures, souvent de faible valeur et non-rattachées au cœur d’activité, comprennent les prestations et achats généraux. Dans le domaine industriel, cela inclut notamment des composants et matières premières, pièces techniques sur plan ou du marché, MRO, etc…
Or, ces achats sont de loin ceux qui génèrent le plus de coûts cachés : s’ils ne représentent que 5 % du volume total, ils centralisent 75 % du nombre de fournisseurs, de commandes et de factures (selon la loi de Paretto) !
Ils recèlent de ce fait de véritables gisements d’optimisation, à la fois directs (sur les coûts d’achat et les coûts cachés) et indirects (sur le temps de travail des acheteurs et des demandeurs). Vous avez donc tout intérêt à porter prioritairement votre attention sur eux pour obtenir rapidement des résultats !
2. Agissez sur l’ensemble de la chaîne de valeur
La réalisation d’économies sur les achats, lorsqu’elle s’appuie sur une réelle expertise, ne se limite pas à la mise sous pression des fournisseurs pour faire baisser les prix : elle s’appuie sur la construction de processus optimisés et la création de valeur, tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
En agissant de façon structurée sur l’ensemble de la chaîne, on peut générer jusqu’à 40 % d’économies sur les achats de classe C. Des économies, comme on l’a vu, qui se répercutent directement sur vos marges !
Voici les 4 principaux « maillons » de la chaîne, sur lesquels ISP intervient notamment pour optimiser les achats de classe C de ses clients :
– Identifier le meilleur produit, c’est-à-dire celui qui offre le meilleur rapport : fonctionnalité / qualité / prix d’achat. Cela suppose de challenger les spécifications et la formulation du besoin, afin de proposer des solutions innovantes, parfois différentes du produit initialement envisagé.
– Sélectionner le(s) meilleur(s) fournisseur(s), ceux qui offrent à la fois : le meilleur rapport qualité / prix, une réponse adaptée aux besoins et un approvisionnement sécurisé. Cela implique de sourcer ces fournisseurs au niveau international, et d’être en capacité d’analyser leurs offres de façon fiable et éclairée.
– Réduire l’ensemble des coûts cachés liés au traitement des commandes (établissement des bons de commande, réception des livraisons, suivi qualité, suivi de la facturation, mise en paiement…). Cela nécessite d’optimiser tous les process et outils de gestion des achats.
– Négocier efficacement les prix. Par exemple, en regroupant les commandes entre plusieurs entités, ou dans le temps : moins de fréquence, plus de quantité, standardisation des produits… Mais aussi grâce à une parfaite analyse du marché, s’appuyant sur des bases de données de benchmarks très riches et à jour.
3. Résistez à la tentation du (seul) court terme !
Il est important de garder à l’esprit cette vision globale de l’ensemble de la chaîne. Un contexte de crise, en effet, peut pousser les entreprises à agir dans l’urgence et à se focaliser uniquement sur le dernier des 4 maillons (la mise sous tension des fournisseurs pour faire baisser les prix d’achat), afin de dégager des gains à court terme.
Au-delà de l’efficacité limitée d’une telle approche (comparativement à un travail de fond sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement), elle présente l’inconvénient majeur de fragiliser la stratégie achats de l’entreprise à plus long terme.
Elle augmente en effet le risque de défaillance des fournisseurs et met à mal (parfois durablement) la relation construite avec ces derniers, souvent au prix d’un investissement important de la part du service achats.
Attention donc, à ne pas hypothéquer vos perspectives futures de développement au profit d’économies à court terme.
Renforcer ou challenger les processus déjà mis en place sur vos achats stratégiques, les étendre à d’autres familles d’achats, et travailler sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement pour identifier de nouvelles opportunités de création de valeur produira de meilleurs résultats, à court comme à long terme !
Sur ce thème, (re)découvrez nos articles :
– Pourquoi et comment optimiser ses coûts en externalisant ses achats indirects ?
– Externalisation des achats : de Cost Killer à Business Partner
