Comment réduire le panel fournisseurs de vos achats spots

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La réduction du panel de fournisseurs fait partie des principaux leviers stratégiques à la disposition des directions achats pour créer de la valeur. Pourquoi est-il intéressant de mettre en place une telle démarche ? En quoi est-elle encore plus indiquée pour vos achats dits « spots », ces achats non récurrents souvent de faible montant ? Et surtout, comment la mettre en œuvre et quels résultats pouvez-vous en attendre ? On fait le point sur la maîtrise du panel fournisseur et ses enjeux, notamment pour le secteur industriel.

 

Pourquoi réduire le panel fournisseurs de vos achats spots ?

 

Réduire le panel fournisseurs, une préoccupation récurrente pour les services achat

 

Quelle que soit la famille d’achats envisagée, la réduction du panel fournisseurs est une préoccupation récurrente des équipes achats. Un axe d’optimisation évident, quand on sait que la création d’un nouveau compte fournisseur coûte entre 100 € et 300 € selon les entreprises, leur processus et leur niveau de dématérialisation !

Un coût initial très lourd, dans la mesure où les panels fournisseurs des grandes entreprises comptent généralement plusieurs dizaines de milliers de comptes… À ces frais d’ouverture s’ajoutent ensuite des coûts de gestion tout au long de la vie du compte, majoritairement liés au temps de travail des équipes achats : mise à jour des informations administratives, suivi d’une non-conformité… Et bien sûr, des frais de traitement inhérents à chaque nouvelle commande passée (en moyenne, 20 € à 30 € par facture).

On comprend donc pourquoi la maîtrise du panel fournisseur représente en général un objectif important pour les acheteurs, et c’est particulièrement vrai pour les achats dits « spots ».

Un enjeu encore plus marqué pour les achats spots

 

Également appelés achats de classe C, les achats spots englobent tous les achats non récurrents ou de faible valeur. Ils sont rattachés à diverses familles d’achats : informatique, services généraux, mobilité, prestations intellectuelles, assurances…

On classe dans cette catégorie tous les achats dont le montant et/ou le nombre de commandes annuel se situe en-dessous d’un seuil minimal défini par l’entreprise. Par exemple, moins de 3000 € d’achats par an et/ou moins de 10 commandes par an.

Dans le secteur industriel, on y retrouve de nombreuses fournitures (MRO, pièces de rechange…), parmi lesquelles figurent notamment des pièces électroniques ou mécaniques, ou encore des outils et matériaux nécessaires à la maintenance des machines de production.

Il ne s’agit donc pas uniquement d’achats hors production, mais aussi d’achats de production indirects, c’est-à-dire de fournitures utiles à la production, mais qui n’entrent pas comme constituant dans le produit fini.

Rappelons-le, cette catégorie d’achats, qui ne représente que 5% du volume total des achats, génère à elle seule 75 % des frais de gestion et recèle de véritables gisements d’économie.

Un sujet que nous avons déjà amplement abordé sur ce blog.

Sur ce thème, (re)découvrez nos articles :
Achats industriels de classe C, quelle solution choisir pour les optimiser
3 règles d’or pour optimiser vos achats de classe C
Il est temps de réaliser un audit de vos achats de classe C

 

Une stratégie achat qui présente de nombreux intérêts

 

Réduire le panel de fournisseurs associé à ces achats spots, parfois gérés de façon « sauvage », c’est-à-dire en dehors des règles définies dans la politique d’achats globale de l’entreprise, offre des avantages évidents.

Le regroupement des commandes auprès d’un nombre plus restreint de fournisseurs permet notamment de :

Réduire les coûts de création de nouveaux comptes fournisseur
Réduire les coûts de gestion
associés à la multiplicité des fournisseurs
Obtenir de meilleures conditions tarifaires
grâce à l’augmentation des volumes auprès des fournisseurs conservés
Garantir un meilleur suivi qualité
auprès de ces derniers (qualité des produits et services, délais de livraison, maîtrise des sources et de la supply chain…)
Alléger sensiblement la charge opérationnelle
des acheteurs internes
Favoriser la mise en application de la politique d’achats interne
(qualité / coûts / délais / RSE…) par les fournisseurs sélectionnés.

Si ces divers bénéfices sont évidemment attrayants, la réduction du nombre de fournisseurs n’est pas une mince affaire, et il ne faut pas sous-estimer la complexité d’une telle opération, en particulier quand l’entreprise décide de la gérer en interne.

 

 

Comment optimiser le panel de fournisseurs pour les achats de classe C

 

Deux stratégies sont possibles pour réduire le nombre de fournisseurs répondant à vos demandes d’achats spots : mener une analyse interne multicritères pour rationaliser le choix des fournisseurs à conserver, ou « verticaliser » cette catégorie d’achats en la confiant à un prestataire externe spécialisé.

 

Gérer en interne la réduction du panel fournisseur : un processus long et complexe

 

Réduire son fichier fournisseurs est une opération qui prend du temps et qui comporte un certain nombre de risques. Mal conduite, elle peut s’avérer désastreuse : ruptures de stock ou non-qualité à répétition, désengagement conflictuel avec certains fournisseurs, trop forte dépendance vis-à-vis des fournisseurs conservés…

Cela impose donc d’appliquer une méthodologie solide, et d’associer aux décisions les diverses parties prenantes (en particulier les différents clients internes concernés), pour éviter de commettre des erreurs, comme l’élimination d’un fournisseur dont vous dépendez pour une référence clé, par exemple.

La méthode consiste d’abord à déterminer les critères qui permettront d’identifier les fournisseurs « à sortir » ou à conserver. Puis, à analyser la performance de chaque fournisseur sur les axes clés ainsi définis : qualité, coûts, délais, RSE, conditions de paiement, niveau de dépendance, conditions de sortie, état des stocks…

La sélection puis le désengagement progressif se déroulent sur un temps long, en tenant compte des engagements contractuels, de la relation avec les fournisseurs et des commandes en cours.

Lorsqu’il s’agit de fournitures ayant un impact sur la production (outillage, pièces nécessaires à la maintenance des machines…), il peut être nécessaire de prévoir des stocks de sécurité pour gérer sereinement le passage de relai.

 

« Verticaliser » ses achats spots : des résultats rapides et des bénéfices à long terme

 

L’autre approche consiste à regrouper au maximum vos achats spots auprès d’un seul et même fournisseur.

Cette stratégie d’achat pousse à l’extrême les avantages de la réduction du panel fournisseur déjà évoqués plus haut :

– Remplacement d’une multiplicité de comptes par un seul fournisseur
– Regroupement optimal des commandes (pour bénéficier des effets de massification)
– Mise en application uniforme de votre politique d’achats (en matière de qualité, RSE…)
– Conditions contractuelles et mode de règlement uniques, etc…

Malheureusement, un tel regroupement est difficile à opérer pour cette catégorie d’achats, car ils sont par natures très diversifiés : trouver un distributeur au catalogue assez large pour couvrir l’ensemble des besoins concernés est souvent une vraie gageure !

C’est encore plus vrai dans le secteur industriel, où une partie des achats de classe C présente de surcroît un aspect technique : équipements de protection des personnes, outillage, composants électroniques, fourniture d’énergies…

Dans l’industrie, la fonction achat doit parfois répondre à des demandes très spécifiques et/ou urgentes, en provenance de clients internes exigeants : bureau d’étude, R&D, production, maintenance…

Dans ce contexte, seul un prestataire externe spécialisé dans l’externalisation des achats industriels, comme ISP Group, sera en capacité de répondre de façon spécifique et efficiente.

Il prendra intégralement en charge vos achats spots, en vous faisant bénéficier de :

– Son portefeuille de fournisseurs industriels déjà existant, qui est riche, diversifié, international et souvent source d’économies
– Sa capacité à opérer des regroupements de commandes entre ses différents clients pouvant eux aussi générer des économies
– Son expertise industrielle pointue (analyse des besoins, évaluation des fournisseurs…)
– Sa compétence élargie en matière de sourcing fournisseurs
– Son processus et ses méthodologies d’achats optimisées

Cette solution est la plus efficace pour optimiser le panel de fournisseurs associé à vos achats spots, tout en libérant rapidement vos acheteurs internes d’une lourde charge opérationnelle.

Externaliser ses achats spots : comment se passe la mise en œuvre ?

 

Dans la pratique, après une analyse amont de vos besoins et une cartographie de vos fournisseurs actuels, le processus d’externalisation de vos achats spots (avec ISP Group) se déroule en 3 étapes :

  1. À COURT TERME – Bascule de tous vos comptes fournisseurs déjà « couverts » par notre propre panel. Généralement, cela représente environ 30% de votre fichier, avec un impact immédiat en termes de gain de temps pour vos acheteurs.
  2. À MOYEN TERME – Ouverture progressive de tous les autres comptes fournisseurs à couvrir, famille par famille de produits. On passe donc, par étape, de 30% à 100% de votre panel pris en charge par nos équipes. Cette phase nous permet également de procéder à des regroupements de comptes pour optimiser votre panel.
  3. À MOYEN ET LONG TERME – Sourcing des nouveaux comptes fournisseurs nécessaires. Une fois notre partenariat en place, nous gérons également pour vous la recherche de nouveaux fournisseurs, au fur et à mesure de l’arrivée des nouvelles demandes d’achats et toujours avec un souci de rationalisation du panel.

Cette approche a récemment permis à l’un de nos clients, une entreprise industrielle du secteur de la défense, de passer en quelques mois de 350 comptes fournisseurs en base (rien que pour ses achats spots), à un seul interlocuteur dédié pour gérer l’ensemble de ces commandes, soit un flux de 10 000 commandes par mois.

Une véritable bouffée d’oxygène pour ses équipes internes (2 acheteurs et 3 responsables des approvisionnements), qui ont ainsi pu gérer sereinement la charge de travail excédentaire liée à la reprise après crise COVID, à iso-ressources. Une fois cette phase critique passée, les acheteurs internes ont retrouvé la capacité d’assurer un suivi qualité beaucoup plus efficace sur l’ensemble du processus d’achats, et de se recentrer sur les achats de catégories A et B, plus stratégiques.

 

 

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