Petit équipement industriel, mobilier, fourniture de bureau, outillage… Les produits de classe C, correspondent aux achats non récurrents et non stratégiques. Trop souvent négligés dans le cadre d’une optimisation des achats, les achats de classe C représentent pourtant un coût indirect élevé à la charge de l’entreprise. Pour s’en rendre compte et prendre les mesures qui s’imposent, il est nécessaire de pouvoir s’appuyer sur un audit. A la clé : gains de productivité assurés !
SOMMAIRE
Les achats de classe C représentent des coûts cachés conséquents
Fragmentés sur un nombre important de familles d’achat de produits et services, dispersés entre de nombreux utilisateurs au sein de l’entreprise, les achats de catégorie C sont, par nature, difficiles à appréhender et à contrôler. Coûteux en termes de gestion administrative, ils laissent également peu de place à la synergie. Difficile en effet d’entreprendre une action coordonnée sur une famille d’achats qui regroupe tant les achats de petits montants mais de volumes importants, que des achats aux montants unitaires élevés mais avec des volumes très faibles, tels que les réparations ou achats sur plan.
Alors qu’ils ne représentent en moyenne que 5% du volume d’achat d’une entreprise, les achats de classe C comptent pour 60% du volume de commandes et 75% du nombre de fournisseurs. Ils représentent même 85% du nombre d’articles commandés par une entreprise ! Bien que non-stratégiques, ces achats représentent donc la partie la plus importante des coûts de transaction des entreprises.
Si vous manquez de visibilité sur vos achats de classe C, si les procédures pour la création et la validation des demandes d’achat au sein de votre entreprise varient, si vos disposez de systèmes informatiques hétérogènes ou encore si vos achats de classe C sont structurellement complexes : il est grand temps de procéder à un audit !
Comment réaliser un audit achat interne de vos classe C ?
Avant d’envisager des actions pour optimiser sa stratégie d’achats, il est primordial de disposer d’une fine connaissance de sa situation actuelle. En effet, puisque les achats de classe C recouvrent des domaines aussi variés que la maintenance, le petit matériel, les pièces de rechange ou encore les équipements de protection, les procédures diffèrent largement d’une entreprise à l’autre.
S’adapter aux urgences de production, gérer les stocks selon les besoins, s’intégrer parfaitement aux systèmes d’information des différents back-offices… Le diagnostic interne doit prendre en compte les multiples contraintes auxquelles est soumise l’entreprise.
Première étape : passer en revue chaque processus
Pour appréhender les processus d’approvisionnement, il est nécessaire de procéder à une analyse fine par type de flux, d’un point de vue qualitatif et quantitatif.
Afin de mener une analyse qualitative de vos processus d’approvisionnement, vous devrez :
- Réaliser des entretiens avec les différentes parties tenantes. Le service achats, la comptabilité ou encore l’informatique peuvent être concernés.
- Recueillir les temps passés par tâche et par type de flux/client
- Cartographier le processus de bout en bout
Cette analyse qualitative doit être couplée à une analyse quantitative qui consiste à :
- Recueillir les volumes d’activité par type de flux et par type de client interne
- Formaliser le diagnostic en vue de le partager avec l’équipe projet
- Réfléchir à l’organisation des Achats vis-à-vis des fournisseurs et des clients internes, en comptabilisant les temps passés par tâche
A ce stade, vous devez disposer d’une cartographie détaillée des processus et des dépenses de classe C, qui vous permettront de mettre en évidence des dysfonctionnements.
Deuxième étape : trouver des pistes d’amélioration
Le travail précédemment effectué doit vous permettre de recenser diverses pistes d’amélioration, qu’il s’agit maintenant de prioriser.
Pour vous y aider, n’hésitez pas à créer des groupes de réflexion afin de valoriser les retours d’expérience sur les bonnes pratiques existantes en termes de processus et d’organisation. Votre travail d’analyse doit également être complété par des benchmarks externes en termes de coûts et de productivité. Enfin, n’hésitez pas à vous procurer des exemples de bonnes pratiques, sous forme de cas clients, par exemple.
Exemples de pistes d’améliorations :
- Rappeler le rôle de chacun dans le process d’approvisionnement
- Réduire le nombre de création de fournisseurs
- Sous-traiter les tâches à faible valeur ajoutée telles que la création des fournisseurs ou la gestion des litiges
- Encourager l’utilisation du catalogue en contraignant l’achat hors catalogue
A chaque piste d’amélioration doit être associé un chiffrage du potentiel de gains.
Troisième étape : établir un plan d’action réaliste
Une fois votre liste de pistes d’amélioration formalisée, vous devez les regrouper sous forme de projets cohérents. Il convient donc d’estimer les coûts de mise en œuvre et de déploiement de ces derniers, ainsi que leur niveau de faisabilité. Cette étape doit être réalisée en concertation avec l’équipe projet. Le plan d’action doit permettre d’identifier les éventuels quick wins et de chiffrer les gains nets attendus.
A l’issue de l’élaboration du plan d’action, chaque partie prenante doit disposer d’une feuille de route pour se sentir impliquée dans l’aboutissement du projet. Dans le même ordre d’idée, il est important de détailler chaque enjeu en termes de gains de productivité.
Exemples de plans d’action à mettre en place :
- Mettre en place des cartes achats. Pour gagner en productivité, vous pouvez opter simplement pour le déploiement de cartes achats auprès des fournisseurs de catalogues ayant des comptoirs. Cette option assez simple ne vous permettra cependant pas d’aller jusqu’au bout des gains envisageables
- Réorganiser votre service achats. A l’issue de votre audit, vous pouvez vraisemblablement vous rendre compte que vous avez une mine d’économies à réaliser : une réorganisation de votre service peut s’avérer utile, afin de dédier des ressources à ce gisement de progrès. Vous pouvez même recruter de nouveaux membres pour gérer les classes C
- Externaliser les achats de classe C. Vraisemblablement au bout de cette analyse, en additionnant les coûts directs et indirects, et en en tenant compte de l’irrégularité de ces commandes et surtout du nombre de fournisseurs, vous allez calculer que l’externalisation est la solution la plus efficace à court et à long terme. En plus des économies directes, vous réaliserez vite que vous pouvez aussi vous concentrer sur vos achats stratégiques et à forte valeur ajoutée. Vous pourrez alors décider de sous-traiter la gestion des commandes et la création des fournisseurs pour ces achats non-stratégiques et non-récurrents.
Mais attention, ici encore, chaque chantier doit être accompagné d’un chiffrage de gains, ainsi que d’un délai d’exécution. Une bonne façon de partager une feuille de route pour votre entreprise et votre partenaire sélectionné. Par ailleurs celui-ci devrait être capable de vous aider à chiffrer rapidement vos gains.
Au final la liste des bénéfices est longue : Réduction du nombre de fournisseurs, négociation de meilleures conditions d’achat, gain de temps dans la gestion de l’approvisionnement …
En réalisant un audit de vos achats de classe C, et en y associant des plans d’actions correctifs, qui seront bénéfiques à votre entreprise, vous allez donner une nouvelle dynamique à vos achats !.
Rassurez-vous, vous n’êtes pas obligés de réaliser ce travail seul, en interne, vous pouvez choisir de vous faire accompagner par des spécialistes. Organisation entièrement dédiée à la réduction et l’optimisation des coûts achats, ISP Group accompagne les entreprises dans ces démarches depuis 2003. Prenez rendez-vous avec l’un de nos experts !
