4 clés pour optimiser votre processus d’achat

par | Achat conseil, Outsourcing | 0 commentaires

Dans les entreprises européennes, le coût des achats est évalué en moyenne à 60 % du chiffre d’affaires1. Optimiser le processus d’achat est donc un enjeu clé pour les dirigeants d’entreprise et leurs responsables des achats. Cet effort d’optimisation, lorsqu’il existe, produit de nombreux bénéfices : sécurisation des achats, amélioration de l’efficacité interne… Et surtout, in fine, amélioration de la performance achats et de la rentabilité de l’entreprise, grâce à la réduction du TCO2 des différents achats. Alors, comment atteindre cet objectif ? Nous avons identifié 4 clés indispensables pour y parvenir.

 

Demandes d’achats : définissez précisément les besoins

 

Le souci d’optimisation s’applique dès le début du cycle d’achat, et doit vous accompagner tout au long du processus d’achat, à chacune de ses étapes. Cela commence donc par la définition du besoin.

Lorsqu’une demande d’achat est formulée, il est important de :

Recueillir toutes les informations nécessaires pour identifier précisément le produit ou service recherché. Par exemple, dans le cas d’un produit : taille, poids, volume, matière, teinte, quantité, type de conditionnement… Cela inclut également la connaissance de la référence précise de cet article chez le fournisseur habituel. En effet, dans certains cas, ce dernier est le seul à la connaître, ce qui ne facilite pas la possibilité de rechercher un article équivalent chez d’autres fournisseurs !

Penser le besoin dans sa globalité, c’est-à-dire au-delà du produit ou service en tant que tel. Dans la pratique, le besoin inclut également un certain niveau de service : capacité à livrer dans tel délai et dans telle quantité, mode de conditionnement adapté à vos contraintes, processus de traitement des commandes conforme aux critères de suivi de votre service achat, gestion des non-conformités…

Toutes ces précisions vous permettront ensuite de rédiger une demande d’achat efficace, c’est-à-dire claire et précise.

Cela implique de prendre en compte certains éléments de contexte,
et d’envisager les enjeux de vos achats à court, moyen et plus long terme.

Un prestataire spécialisé dans l’externalisation des achats met en œuvre une approche stratégique de la fonction achat et applique ce type de vision globale dès l’analyse des besoins.

 

Prévention des risques : faites-en un réflexe pour tout nouvel achat

 

Autre élément indispensable à l’optimisation de votre processus d’achat : l’identification systématique des risques liés à vos achats et leur anticipation.

Ces derniers peuvent être de plusieurs natures, et porter sur :

Le produit : défaut de fabrication, non-conformité, produit défectueux…
Les prix d’achats : volatilité des taux de change, évolution des prix, fluctuation du coût des matières premières…
L’approvisionnement : incapacité à livrer les quantités demandées ou à tenir les délais souhaités.
La pérennité de la relation commerciale : des défaillances de fournisseurs peuvent malheureusement survenir (concurrence mondialisée, fluctuations géopolitiques…).

Ces différents types de risques ne revêtent pas tous le même niveau de criticité (dans l’absolu, et en fonction du caractère plus ou moins stratégique de l’achat concerné). On le voit par exemple de façon aigüe, avec la crise qui touche en ce moment le secteur des semi-conducteurs et son impact fort sur la production pour les constructeurs automobiles…

Il convient donc de les hiérarchiser, afin de prévoir des moyens de prévention et de réponse adaptés. Mais si dans certains cas on peut leur opposer des procédures de limitation contractuelles, une bonne politique de gestion des risques achats passe avant tout par de réelles et solides relations avec les fournisseurs.

Sur le terrain, l’une des meilleures garanties de sécurisation des achats reste la capacité d’un service achats à entretenir des relations durables et saines avec ses partenaires.

Vingt années d’expérience des achats nous ont montré que les situations critiques sont gérées de façon beaucoup plus efficace dans le cadre d’une relation de confiance avec les fournisseurs.

 

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Sourcing produit et fournisseur : envisagez les alternatives possibles

 

Arrivé à l’étape du sourcing, il est souhaitable dans un premier temps d’identifier toutes les options possibles pour se donner du choix.

Les multiples objectifs du sourcing

En effet, on poursuit généralement plusieurs objectifs :

Côté sourcing produit :

– Identifier les différentes références répondant de façon satisfaisante au besoin
– Trouver le meilleur rapport qualité / prix / niveau de service associé
– Bien dimensionner le choix des références commandées avec la valeur d’usage qui en est attendue

Côté sourcing fournisseur :

– Identifier tous les fournisseurs à même de répondre de façon pertinente à la demande d’achat (produit, quantités, délais, prix…)
– Bien évaluer le niveau de risque associé à l’achat envisagé auprès de chaque fournisseur
– Trouver le bon rapport entre diversification du panel fournisseur (pour éviter une trop grande dépendance envers l’un d’entre eux) et sélection (pour ne pas démultiplier inutilement les comptes fournisseurs et les frais de gestion associés)

Les bons réflexes du sourcing pour élargir le champ des possibles

• Pour répondre aux objectifs du sourcing produit, il est intéressant de mener une analyse globale de la valeur du produit par rapport au besoin auquel il doit répondre, afin de s’assurer qu’il est bien dimensionné.

Pour un équipement industriel, par exemple, on étudiera sa valeur globale au regard de ses spécificités techniques, mais aussi de : sa capacité de production, son taux de fiabilité, sa simplicité d’usage et son taux d’entretien.

On peut évaluer, par exemple, si les éléments qui entrent dans sa fabrication (composants électroniques, pièces mécaniques…) offrent le bon niveau de performance et de qualité, ou si ce dernier peut être optimisé. C’est le cas, notamment, lorsque leur durée de vie est supérieure à celle du produit lui-même.

• Sur le volet fournisseur, on sera surtout vigilant à recenser efficacement tous les candidats potentiels, et à bien adapter son panel de consultation (taille et maturité d’entreprise) à ses besoins réels.

Cela implique de sourcer différents profils de fournisseurs (fabricants, distributeurs…) et parfois d’élargir ses recherches à l’international.

Un spécialiste des achats implanté internationalement, comme ISP Group, vous fera gagner en efficacité dans votre sourcing, grâce à la connaissance pointue qu’il a acquise auprès d’un vaste réseau de fournisseurs au niveau mondial.

Sur ce thème, lisez aussi notre article : Réussir son sourcing fournisseur

 

Consultation : évaluez les fournisseurs selon des critères objectifs

 

Enfin, à l’étape de la consultation et de la sélection des fournisseurs, deux points de vigilance doivent vous guider afin d’optimiser, là encore, votre processus d’achat :

Bien définir vos critères de sélection avant la consultation

Définissez l’ensemble de vos critères de sélection avant la rédaction de la consultation, et hiérarchisez-les. Le travail précis effectué à l’étape de la définition des besoins devrait vous y aider.

Dotez-vous d’une matrice de comparaison et de décision, afin de bannir les critères subjectifs et les évaluations « aléatoires », ou uniquement liées à des affinités interpersonnelles.

Enfin, pensez à bien intégrer toutes les parties prenantes concernées par le processus d’achat (clients internes, qualité, comptabilité, réception, R&D…) en leur appliquant une pondération adéquate.

Évaluer efficacement vos fournisseurs

Au cours de votre sélection, gardez à l’esprit l’ensemble des éléments que vous attendez de cette nouvelle relation, pas seulement à court terme mais aussi à moyen et plus long terme.

Pensez « synergie client-fournisseur » : quelles qualités feront la différence chez votre nouveau partenaire, dans la durée ?

Cela peut être, par exemple, sa capacité à faire preuve d’agilité et de réactivité lors de périodes difficiles ; ou à proposer des solutions alternatives satisfaisantes, en cas de rupture d’approvisionnement ; ou encore, à se positionner comme un véritable partenaire dans la conception de vos produits en dialoguant avec votre service R&D.

Ces dernières années, la capacité d’un fournisseur à contribuer activement à vos enjeux de RSE est également devenu un élément essentiel à évaluer : est-il force de propositions, et si oui, sur quels points ? A t’il recours à un approvisionnement local / de proximité ? Quels moyens de transport utilise-t-il pour vous livrer les biens commandés ? Quelle est sa politique sociale ?

Ce type de critères est plus difficile à évaluer efficacement dès l’étape de la consultation, car de telles qualités se révèlent parfois dans la durée et à l’épreuve des faits.

Un prestataire externe spécialisé dans la gestion des achats, tel qu’ISP, vous fait bénéficier de l’expérience qu’il a acquise auprès d’un vaste réseau de fournisseurs pour le compte d’autres clients.

À cette étape, comme lors des précédentes, il vous fournit des informations fiables pour vous permettre de faire des choix éclairés, et vous fait gagner un temps précieux afin d’optimiser pleinement votre processus d’achat sur les axes : qualité, coûts et délais.

 


 

1 Source : La fonction achats dans les entreprises, Décision-achats.fr – déc. 2011
2 Le TCO, pour Total Cost of Ownership (ou Coût Total d’Acquisition) désigne le coût global d’achat d’un bien ou d’un service. Ce concept va bien au-delà du simple prix d’achat, et englobe l’intégralité des coûts directs et indirects, également appelés ” coûts cachés ” (exemple : coûts induits d’emballage et de transport, coûts de gestion et de fonctionnement du service achats, coûts de non-conformité…). Source : Tout savoir sur le TCO, Décision-achats.fr – sept. 2019

 

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