Gestion administrative des achats : quelles tâches externaliser ?

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Avez-vous déjà pensé à externaliser une partie des opérations administratives liées à vos achats (saisie des commandes, relances fournisseurs…) ? Ces diverses tâches, qui sont souvent répétitives, mobilisent une grande partie du temps de travail des acheteurs, parfois au détriment d’autres aspects plus « stratégiques » de leur fonction (négociation, sourcing fournisseurs…). Pourtant, beaucoup d’entre elles peuvent être confiées à un prestataire spécialisé, avec des bénéfices considérables en termes d’efficacité, de flexibilité, et de réduction des coûts. Découvrez quelles tâches vous pourriez déléguer, et faites plus ample connaissance avec l’externalisation de back-office achats, un service qui pourrait bien vous changer la vie !

 

Pourquoi envisager d’externaliser la gestion administrative de vos achats ?

 

Les missions du service achats impliquent toujours un certain nombre d’opérations de gestion, telles que : l’envoi des appels d’offres et demandes de prix, les relances fournisseurs, l’enregistrement des offres de prix, la mise à jour des bases de données fournisseurs ou produits, ou encore le suivi des factures.

Ces multiples tâches sont le plus souvent répétitives, généralement chronophages et parfois même fastidieuses. Par ailleurs, elles ne nécessitent pas de maîtriser toutes les compétences d’un(e) responsable achats.

En outre, ces activités liées à la gestion courante des achats présentent moins de valeur ajoutée que d’autres opérations gérées par le service achats, comme le sourcing fournisseurs ou la négociation, par exemple.

Dès lors, il peut être intéressant d’avoir recours au BPO (business process outsourcing), pour externaliser la gestion administrative de vos achats et libérer ainsi vos équipes internes de tout ou partie de ces tâches.

 

Dans quels cas est-il intéressant de confier la gestion administrative de vos achats à un tiers ?

 

Tout d’abord, l’externalisation des tâches administratives liées aux achats concerne des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité. Elle n’est pas réservée aux très grandes entreprises, contrairement à ce que l’on pourrait croire.

En effet, il est possible – et surtout, rentable ! – pour une entreprise d’externaliser la gestion administrative de ses achats, dès lors qu’elle réalise un volume minimum d’environ 200 commandes par mois.

Ensuite, il est plus particulièrement conseillé d’avoir recours à cette solution si vous vous trouvez dans l’une des situations suivantes :

1. Votre service achat est débordé et ne parvient plus à traiter l’ensemble des demandes d’achats dans un délai raisonnable
2. Vos acheteurs s’éparpillent dans de multiples tâches, au détriment de la qualité globale des process
3. Le coût global de fonctionnement de votre service achats est trop élevé (coûts directs et indirects), avec certainement une utilisation non optimale des compétences de vos experts achats
4. Vous êtes soumis à une saisonnalité de votre activité, avec parfois des pics de charge importants qui génèrent un surcroît de travail difficile à gérer pour vos équipes achats, et leur caractère irrégulier ne permet pas de créer des postes pérennes.

 

Quels sont les avantages du BPO (business process outsourcing) appliqué aux achats?

 

Externaliser la gestion administrative de vos achats présente de nombreux avantages, à condition de faire appel à un prestataire de confiance qui maîtrise parfaitement les opérations liées aux cycles d’achat et d’approvisionnement.

Nous avons déjà eu l’occasion d’en parler sur ce blog, notamment dans l’article : « BPO : avantages et inconvénients », mais aussi dans celui intitulé « Externaliser pour réduire ses coûts administratifs ».

Pour rappel, dans ce domaine, l’externalisation offre notamment des gains en termes de :

Optimisation des coûts

Lorsque vous faites appel à un prestataire dédié, parfois appelé CSP (pour centre de service partagé), les frais de fonctionnement et charges de personnels sont répartis entre ses différents clients. Les coûts sont donc optimisés, et vous en bénéficiez directement.

C’est encore plus vrai lorsque le prestataire dispose de bureaux nearshore ou offshore, comme c’est le cas d’ISP Group (dont l’équipe BPO est principalement installée au Maroc).

Vous avez ainsi accès à des conditions plus favorables sur le plan de la fiscalité et du droit du travail (coût-horaire avantageux).

Flexibilité, réactivité et souplesse

Une fois mis en place, un service « administration des achats » externalisé peut évoluer dans un délai court et selon vos besoins. Les ressources humaines mobilisées peuvent en effet être augmentées ou réduites beaucoup plus rapidement que s’il s’agissait de recruter des collaborateurs internes.

Optimisation des délais et de la qualité

Une équipe externe spécialisée se concentre uniquement sur un certain type de tâches ou une mission bien délimitée. Cela lui permet de gagner en rapidité d’exécution et de raccourcir les délais de réalisation.

De plus, un prestataire externe prend des engagements contractuels et il est rémunéré « à la tâche ». Il a donc tout intérêt à fournir le service pour lequel il est missionné dans les meilleurs délais et conformément au cahier des charges défini en amont.

Efficacité et compétence

Lorsque vous déléguez la gestion administrative de vos achats à un prestataire externe spécialisé, les opérateurs(rices) qu’il met à votre disposition sont expérimentés et spécialisés dans ce domaine. Ils présentent le niveau de qualification adéquat et sont spécifiquement formés pour la mission que vous leur confiez.

Enfin, ils appliquent des process optimisés correspondant aux meilleurs standards de qualité du métier, en tout cas si le prestataire dispose de la certification ISO 9001:2015, comme c’est le cas d’ISP Group.

Continuité de service et sérénité !

Une fois le prestataire formé à vos protocoles et la délégation mise en place, vous bénéficiez en quelque sorte d’une équipe de « réservistes » que vous pouvez activer à tout moment au gré de vos besoins. Et contrairement à la solution « interim », vous n’avez pas à déclencher un nouveau recrutement, ni à gérer la formation et l’encadrement de ces renforts.

Enfin, la continuité de service est totale, puisque le prestataire dispose d’équipes permanentes en nombre suffisant pour assurer un roulement : pas d’absentéisme ni de de rupture de service pour cause de vacances !

 

 

Quelles opérations et tâches peuvent être externalisées ?

 

Au vu de ces nombreux bénéfices, vous êtes certainement convaincu de l’intérêt d’externaliser la gestion administrative de vos achats, désormais !

Mais alors, revenons à la question centrale de cet article : quelles tâches externaliser ?

Nous l’avons évoqué en introduction, l’externalisation concerne en priorité les opérations :
– répétitives et à « faible valeur ajoutée »
– chronophages ou fastidieuses
– qui ne revêtent pas (isolément, en tout cas) de caractère « stratégique »

Dans le domaine des achats, cela recouvre notamment (liste non exhaustive) :

1. L’envoi des appels d’offre (AO) et demandes de prix aux fournisseurs
2. Les relances fournisseurs (par téléphone ou par email)
3. La réception et l’enregistrement des réponses aux appels d’offre
4. La création d’un tableau comparatif d’achats et/ou des réponses à appel d’offre
5. La réception et l’enregistrement des accusés de réception (AR) et des bons de livraison (BL)
6. La mise à jour des bases de données achats (produits, fournisseurs…)
7. Le suivi et la mise à jour documentaire
8. Le suivi des SAV et non-conformités
9. Le suivi et le rapprochement des factures

Autant d’opérations que vous pouvez déléguer pour permettre à vos équipes internes de se recentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en optimisant les coûts et délais.

Sans parler d’un bénéfice qui n’a pas de prix : celui de la sérénité que procure la délégation, quand elle se fait en toute confiance !