Optimisez vos coûts administratifs en les externalisant

En tant que dirigeant d’entreprise, vous êtes contraints de jongler entre différents métiers, tout en assurant une multitude de tâches administratives. Souvent lourdes et chronophages, ces dernières vous empêchent de vous concentrer sur votre objectif prioritaire : développer votre activité et faire croître le chiffre d’affaires. Opter pour l’externalisation administrative constitue alors un choix stratégique pour vous recentrer sur l’essentiel. Mieux encore : externaliser peut également vous permettre de réduire considérablement vos coûts administratifs. Explications.

Quelles tâches externaliser pour réduire vos coûts administratifs ?

Gestion de la paie, de la comptabilité, des ressources humaines, du secrétariat et de l’accueil téléphonique… Il est possible d’externaliser toutes les tâches qui ne constituent pas le cœur de votre métier. C’est pourquoi avant de prendre toute décision, il est nécessaire de faire l’état des lieux de l’entreprise, afin d’identifier les différentes compétences et prioriser les tâches à effectuer. Lors de ce travail préalable, vous pourriez par exemple vous rendre compte que votre secrétaire n’a pas le temps de saisir les comptes rendus, que vous n’avez pas les ressources internes pour assurer un accueil téléphonique réactif, ou encore que vous ayez besoin d’aide dans la gestion de votre comptabilité. En ayant recours à un spécialiste de l’externalisation, vous avez la garantie de pouvoir vous reposer sur un expert qualifié dans son domaine, qui saura vous accompagner dans la réalisation de nombreuses tâches :

• Comptabilité générale : saisie de factures, relance clients et fournisseurs, déclarations fiscales…
• Gestion base de données : mise à jour de CRM, qualification et mise à jour de base de données…
• Gestion des enquêtes de satisfaction
• Gestion documentaire
• Gestion des dossiers administratifs
• BPO Webmarketing : mise à jour de site web, optimisation du référencement naturel, animation des forums…

Dans tous les cas, vous devrez au préalable mesurer et évaluer avec précision vos processus internes avant de recourir à une externalisation de services. Tout n’est pas facilement externalisable avant la simplification de processus en interne. Ainsi la préparation est la clé d’une démarche réussie.

Quel est l’intérêt d’une externalisation ?

L’externalisation administrative, aussi appelée CSP pour Centre de Services Partagés, ou BPO pour Business Process Outsourcing, consiste à confier certains processus administratifs à un prestataire extérieur. C’est un outil très intéressant pour les entreprises, puisqu’il leur permet de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée, sans s’encombrer de tâches fastidieuses et répétitives. En déléguant le back-office de ses activités non-stratégiques, il est ainsi possible de gagner entre 40 et 80% de productivité. L’externalisation est également un moyen de bénéficier de compétences jusque-là absentes de l’entreprise, ou encore de fonctions ne nécessitant pas des collaborateurs à temps plein.

L’externalisation pour réduire ses coûts administratifs

En choisissant de confier des tâches récurrentes et chronophages à un partenaire extérieur, vous bénéficiez automatiquement d’une réduction de vos coûts qui intervient par différents biais :

• • Réduction des frais de gestion et des charges liées au personnel
  • Possibilité de bénéficier de professionnels à coûts mutualisés
  • Gain de flexibilité pour accompagner les pics d’activité
  • Temps libéré pour les équipes, plus à même de s’investir dans des tâches à forte valeur ajoutée

L’outsourcing permet par ailleurs de transformer des immobilisations, des investissements et des charges salariales, en frais de fonctionnement et en dépenses d’exploitation. Grâce à l’externalisation de services, l’entreprise diminue donc son CapEx au profit de son OpEx.

Les économies de temps et d’argent réalisées peuvent ensuite être réinvesties dans des postes stratégiques pour l’entreprise, afin de faire croître le chiffre d’affaires de la structure. Les économies réalisées peuvent par exemple être réinvesties dans le budget publicitaire ou tout simplement venir augmenter la trésorerie.

Comment choisir son prestataire pour une externalisation réussie ?

Plus qu’un simple contrat de sous-traitance, l’externalisation doit être envisagée comme une véritable collaboration. Le choix du prestataire est donc crucial, car il s’agit de trouver un réel partenaire qui saura s’occuper des intérêts de votre entreprise, pour vous accompagner dans votre croissance. Même si le coût est un élément important, ce ne doit pas être le seul critère à prendre en compte :

• La fiabilité. Vous devez pouvoir vous appuyer sur un personnel qualifié que ce soit en termes de management, de formation ou d’expérience.
• L’ancienneté de l’activité. Assurez-vous que l’organisation choisie existe depuis suffisamment longtemps. L’outsourcing n’est pas un métier facile et la longévité est gage de sérieux. En ce sens, renseignez-vous sur les types de projets déjà réalisés, qui doivent être similaires au vôtre.
• La disponibilité et la flexibilité du prestataire. Vous avez besoin de savoir que votre prestataire vous placera au cœur de ses priorités. Avant de lui confier les clés d’une partie de votre activité, vous devez donc avoir la certitude que l’organisation choisie ait la capacité d’absorber des pics de charge et qu’elle sache faire preuve de réactivité.
• Les certifications. Gage de sérieux, les certifications ISO et toutes les autres certifications de conformité pertinentes pour votre secteur sont également à prendre en compte. Dans l’idéal, privilégiez les organisations ISO 9001 et si possible ISO 9001:2015, qui garantissent l’orientation client du prestataire et son professionnalisme, que ce soit en termes de qualité, de service client, de délais ou d’anticipation des risques.

Lire aussi : Pourquoi faire appel à un fournisseur ISO 9001:2015 ?

Une fois ces éléments pris en compte, déterminez le retour sur investissement (ROI) attendu, en prenant en compte le coût récurrent de la prestation externalisée, mais aussi le coût du projet en lui-même. Ce dernier point comporte le temps passé en interne sur le projet, l’évaluation et la simplification des process internes, le coût des prestations de conseil et enfin le coût des éventuelles formations d’accompagnement.

Qu’elle soit utilisée ponctuellement ou pour répondre à un besoin régulier, l’externalisation doit être envisagée comme une solution pour se faciliter la vie, tout en réalisant des économies de gestion. Généralement conclus pour 3 à 5 ans, les contrats d’externalisation doivent être scrutés sur l’ensemble de la durée. Le ROI doit donc être mesuré sur la même période et peut inclure le coût d’une ré-internalisation à terme, en cas de non-satisfaction ou de changement de fonctionnement interne.

Dans tous les cas, l’externalisation administrative est un bon moyen, pour vous et vos équipes, de se recentrer sur l’essentiel. Pour la réussite de ce projet, il est important de se faire accompagner par un acteur solide sur le marché, afin d’optimiser vos coûts administratifs. Organisation internationale entièrement dédiée à la réduction des coûts par l’optimisation des achats et l’externalisation des services, ISP Group vous accompagne avec attention dans toutes les étapes de votre projet d’externalisation.