La fonction achats fait l’objet d’une nouvelle prise de conscience et constitue une fonction émergente dans bon nombre d’entreprises. Dans un contexte de plus en plus concurrentiel, préserver sa marge fait figure de priorité. Réaliser des gains en termes de productivité, mais également sur les achats, devient un axe stratégique de premier ordre. Pour rester compétitives à la vente, les entreprises ont tout intérêt à tirer parti de cet univers concurrentiel à l’achat. Le point sur les 6 étapes du processus d’achat, pour identifier les axes d’améliorations.
SOMMAIRE
Étape 1 : L’identification du besoin
Face à une problématique, l’entreprise identifie un besoin, qui se traduit par l’achat d’un produit ou d’un service.
Au plan interne, l’entreprise peut par exemple avoir besoin de nouveaux équipements afin de pouvoir lancer un nouveau produit. Elle peut aussi vouloir remplacer une machine qui vient de tomber en panne ou tout simplement chercher à obtenir un meilleur rapport qualité/prix. Le besoin peut également émerger au plan externe : l’acheteur peut avoir l’idée d’une acquisition à l’occasion d’un salon, en voyant une publicité ou en écoutant un représentant lui présenter un nouveau produit.
Pour améliorer un produit existant ou pour innover, pour réduire ses coûts d’achat en recherchant le meilleur rapport qualité-prix : l’identification du besoin est dictée par une politique de gain de performance. A ce stade du processus d’achat, il s’agit de faire émerger le besoin de manière à pouvoir sourcer les fournisseurs capables de résoudre la problématique.
Étape 2 : La description des caractéristiques du produit
Préciser le besoin permet à l’entreprise d’établir un cahier des charges exhaustif et rigoureux. Ce document sert de base pour la suite du processus d’achat. A ce stade, il s’agit de détailler les caractéristiques et les spécifications techniques recherchées pour adresser la problématique dans les meilleures conditions. Ce cheminement passe par plusieurs questionnements :
- La recherche porte-t-elle sur un produit standard ou complexe ? Dans le cas d’un produit complexe, l’avis de tiers experts peut s’avérer nécessaire pour déterminer précisément les caractéristiques attendues, et prioriser les critères de choix – prix, délais, longévité…
- Quels sont les composants centraux du produit et quels composants peuvent être standardisés ? Il s’agit de détailler les spécifications techniques recherchées, grâce à la méthode de l’analyse de valeur. L’entreprise examine le produit dans ses spécificités techniques, et évalue l’ordre d’importance des différents composants. En jeu : la réduction des coûts. Certains composants peuvent être modifiés, standardisés ou fabriqués à moindres frais sans que la qualité globale du produit en pâtisse. Pour réduire visiblement les coûts, il convient de regarder les composants les plus coûteux et à ceux dont la longévité dépasse celle du produit fini.
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Étape 3 : La rédaction du cahier des charges
Faut-il nécessairement lancer un appel d’offres ?
Réaliser un appel d’offres est une procédure lourde et coûteuse, qu’il faut utiliser avec parcimonie. Si l’achat porte sur un produit stratégique, un achat important offrant un potentiel gain substantiel, il est conseillé de lancer un appel d’offres. Cette démarche permettra de challenger les fournisseurs habituels, qui devront remettre en cause leurs offres et pratiques commerciales. L’appel d’offres est également pertinent dans le cadre d’un achat nouveau, ou pour rechercher de nouvelles solutions techniques. L’appel d’offres doit contenir les termes et conditions, en fonction de vos besoins, et un questionnaire afin d’obtenir des informations complémentaires sur l’entreprise.
La préparation d’un appel d’offres donne lieu à la rédaction du cahier des charges. Plus le cahier des charges est précis et mieux il est renseigné, plus les étapes suivantes du processus d’achat sont facilitées. Un bon cahier des charges (CdC) doit laisser la possibilité aux fournisseurs d’offrir plusieurs solutions. Dans tous les cas, le CdC doit spécifier clairement les attentes que le produit ou service doit satisfaire, une estimation du volume annuel et une description du contexte (problématique rencontrée, services concernés, budget alloué). Selon votre besoin, le cahier des charges peut prendre différentes formes :
- Un cahier des charges technique qui décrit une demande en termes de solutions et de moyens de réalisation. Ce document peut détailler précisément tout ce qui est attendu du produit ou du service, au travers de spécifications générales et individuelles.
- Un cahier des charges fonctionnel qui décrit la demande en termes de besoins et de services attendus. Ce document décrit la fonction attendue par le produit ou le service, en laissant la porte ouverte à des solutions techniques diverses.
Dans les deux cas, vous pouvez vous appuyer sur la méthode du QQOQCCP : qui, quoi, où, quand, comment, combien, pourquoi, pour décrire votre besoin sous tous les angles.
Étape 4 : Le sourcing fournisseurs
Le sourcing doit permettre de sélectionner les meilleurs fournisseurs. Dans ce cadre, il est important de recueillir toutes les informations nécessaires à la bonne connaissance du marché.
- Dresser une liste exhaustive des fournisseurs référencés, en élargissant aux fournisseurs potentiels non identifiés. Internet, annuaires professionnels, catalogue fournisseur… Tous les moyens sont bons pour identifier des fournisseurs potentiels par pays. Pour vous assister dans cette prospection du marché, il peut être utile de disposer d’un abonnement à des sites permettant d’accéder à des annuaires professionnels, ou d’un abonnement à des revues professionnelles.
- Soumettre des RFI, des demandes d’informations, aux fournisseurs potentiels précédemment identifiés, afin de collecter plus d’informations sur eux.
- Contrôler les homologations des fournisseurs. La réalisation de cette étape passe par l’envoi de RFI complémentaires et par la réalisation d’audits des fournisseurs, afin de minimiser les risques financiers et de s’assurer de la fiabilité technique et des capacités logistiques.
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Étape 5 : Analyse en profondeur des candidatures
Avec ou sans appel d’offres, vous disposez désormais de plusieurs candidatures pour répondre à votre besoin. Il convient à présent de les passer au tamis de critères éliminatoires, avant d’analyser plus en détail les offres restantes.
Effectuer une pré-sélection
Commencez par définir des critères éliminatoires. Il peut s’agir d’une compétence technique particulière, de la localisation géographique ou encore de la recherche d’un équipement industriel spécifique. Cette première sélection peut ensuite être suivie d’une analyse multicritère, afin d’évaluer les candidats restants.
Procéder à une analyse détaillée de chaque proposition
L’acheteur établit une liste de critères, rangés par ordre d’importance, et évalue la performance de chaque société sur chaque critère. Bien entendu, selon la situation rencontrée, l’importance des critères fluctue. Pour des produits d’achats routiniers par exemple, le respect des délais et le prix sont des attributs essentiels, suivis par la réputation du fournisseur. A l’inverse, pour des produits entraînant une modification des modes de fonctionnement internes, les critères prioritaires sont l’assistance technique, la capacité d’adaptation du fournisseur et la fiabilité du produit.
Il convient ensuite de se renseigner sur le coût global d’acquisition et les conditions commerciales, en demandant aux fournisseurs des chiffrages détaillés. Les conditions de règlement demandées doivent être acceptables et les incoterms proposés avantageux, en fonction de la situation géographique. Enfin, il faut s’assurer que le délai est conforme au besoin et maîtrisé.
Lors de cette étape, pensez également à prendre en compte la faculté d’adaptation, la sécurité financière et la pérennité de l’entreprise !
La liste des critères objectifs et subjectifs à prendre en compte
Critères objectifs
- Le prix
- La localisation géographique
- Les conditions de paiement
- Le respect des délais de livraison
- La facilité du fonctionnement ou d’utilisation
- La facilité d’entretien
- La pertinence du produit/service quant aux besoins de l’utilisateur
- La fiabilité et la qualité du produit
- La maturité technologique de la solution
- Les spécifications techniques
- L’existence ou non de services techniques offerts
- L’existence ou non de formation offerte par le fournisseur
- La durée de formation nécessaire
- Le service après-vente
Critères subjectifs
- Les relations préexistantes
- Le prestige du fournisseur et sa réputation
- La compétence perçue
- La personnalité des interlocuteurs, le « feeling » professionnel
Combien de fournisseurs pour un même produit ?
Aujourd’hui, les entreprises ont tendance à réduire drastiquement leur nombre de fournisseurs. La stratégie de multiplier des fournisseurs interchangeables est ainsi abandonnée, au profit d’autres stratégies telles que le recours à deux fournisseurs en parallèle. De cette façon, l’acheteur évite une dépendance trop forte. Plutôt que de recourir à un unique fournisseur, il est possible de choisir un fournisseur privilégié, auquel on aura recours dans 80% des cas, en s’appuyant sur un second fournisseur pour le reste.
Étape 6 : Préparer la négociation
Grâce aux informations recueillies lors de la précédente phase, vous devez être en mesure d’élaborer une stratégie de négociation. Si l’acheteur dispose de nombreuses informations sur un fournisseur homologué, un nouveau fournisseur peut être plus difficile à appréhender. Il faut alors se concentrer sur sa situation économique, ses prévisions d’activité, ses moyens de production et son positionnement concurrentiel.
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Préparation technique du dossier
Cette étape consiste à déterminer les clauses administratives et techniques à négocier, ainsi que les objectifs à atteindre. L’acheteur doit hiérarchiser les priorités : savoir sur quelles clauses il peut accepter de faire des concessions au vendeur. Il doit se fixer des objectifs réalistes et ambitieux.
En plus de s’enquérir des caractéristiques, des performances et du positionnement final du produit, il convient de se renseigner sur le taux de dépendance du fournisseur. Connaître la part des achats de l’entreprise dans le chiffre d’affaires du fournisseur permettra d’évaluer le rapport de force et de s’en servir comme levier au cours de la négociation.
Opter pour une négociation séquentielle
Plutôt que de négocier en bloc, en traitant toutes les clauses en même temps, il est conseillé de négocier de façon séquentielle. Avec cette approche, l’acheteur ne passe à la clause suivante que lorsqu’il a atteint son objectif sur la première clause. Mieux vaut alors commencer par les points les plus faciles, avant de terminer sur les plus sensibles.
La négociation permet de conforter l’enjeu et d’identifier les risques. Elle représente également l’occasion de faire baisser la facture et de poser les bases d’une relation de confiance avec le fournisseur, afin de tendre vers un partenariat. En ce sens, il est préférable de réaliser un entretien individuel avec chaque fournisseur consulté. Cette démarche permettra de re-valider la proposition que ce soit sur la quantité, le prix ou le délai, mais aussi d’évaluer les risques : ruptures de stock, planning de production, produit de substitution… Enfin, c’est une étape importante pour renégocier les conditions tarifaires, en agissant sur le volume d’achat, les conditions de paiement ou le transport.
A l’issue de ce processus, un contrat est signé. Celui-ci doit comporter les éléments suivants : quantité, prix, délais, révision du prix, clause compensatoire, ainsi que mentionner la juridiction compétente en cas de litige.
Conclusion : Un processus d’achat réussi doit faire l’objet d’un travail minutieux. C’est une tâche cruciale, car le choix d’un mauvais fournisseur peut mettre en péril toute l’activité de votre entreprise. Pour vous aider sur toute ou partie de ce processus, vous pouvez compter sur l’expertise en sourcing de ISP Group. Organisation entièrement dédiée à la réduction et à l’optimisation des coûts achats, nous accompagnons depuis plus de 15 ans les entreprises dans leurs problématiques d’achats. En tant qu’expert international disposant d’une fine connaissance du marché, nous sommes en mesure d’identifier et d’interroger pour vous les meilleurs fournisseurs, conformément à vos exigences en qualité, prix et délais, – bien sûr -, mais aussi en gestion de risques. En plus de vous de faire économiser du temps et de vous épargner un travail fastidieux, ISP Group vous permet de monter en performance, tout en établissant une relation pérenne avec votre nouveau partenaire commercial.
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