Glossaire achats : les notions clés expliquées

L’évaluation fournisseur est le processus d’examen des performances des fournisseurs actuels ou potentiels en termes de qualité, de coût, de livraison et de conformité aux exigences de l’entreprise, dans le but de prendre des décisions éclairées sur les relations d’achat.

La rationalisation de la base fournisseurs, ou rationalisation fournisseurs, est la pratique consistant à réduire le nombre de fournisseurs actifs pour rationaliser les dépenses de l’organisation. Idéalement, réduire intentionnellement une base de fournisseurs permettra à l’organisation de passer plus de temps et de se concentrer sur la création de valeur à partir des relations fournisseurs existantes.

La réduction du panel fournisseur, ou rationalisation des fournisseurs, est la pratique consistant à réduire le nombre de fournisseurs actifs pour rationaliser les dépenses de l’organisation. Idéalement, réduire intentionnellement une base de fournisseurs permettra à l’organisation de passer plus de temps et de se concentrer sur la création de valeur à partir des relations fournisseurs existantes.

L’inventaire géré par le fournisseur est un processus dans lequel le fournisseur d’un produit prend la responsabilité de maintenir l’inventaire de ce produit pour l’acheteur. L’objectif de l’inventaire géré par le fournisseur est de créer une relation mutuellement bénéfique dans laquelle à la fois l’acheteur et le fournisseur peuvent rationaliser la disponibilité des biens.

Le TCO (Total Cost of Ownership) fournisseur est une analyse qui prend en compte tous les coûts associés à l’achat, la possession, et l’utilisation d’un produit ou service d’un fournisseur sur toute sa durée de vie, y compris les coûts initiaux, d’exploitation, de maintenance, et de fin de vie.

L’analyse panel fournisseur est le processus d’examen et d’évaluation des fournisseurs actuels pour déterminer leur performance, leur fiabilité et leur conformité aux exigences de l’entreprise, et pour identifier les opportunités d’amélioration ou de rationalisation.

Les risques de la chaîne d’approvisionnement prennent de nombreuses formes : catastrophes naturelles, pirates informatiques, grèves, pandémies et même changement climatique. Il est pratiquement impossible d’éliminer tous les risques de votre chaîne d’approvisionnement. Mais, la gestion des risques de la chaîne d’approvisionnement offre un moyen de déterminer quels risques sont les plus prioritaires — et quels risques votre entreprise peut se permettre de tolérer.

Une commande ouverte est un moyen facile de passer des commandes nécessitant plusieurs paiements sur une période de temps. Les commandes ouvertes sont des contrats à long terme avec des fournisseurs spécifiques qui aident un acheteur à commander les mêmes biens ou services à intervalles réguliers.

La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) est définie par Gartner comme les « applications utilisées pour gérer les contrats depuis leur initiation jusqu’à leur gestion continue et leur éventuel renouvellement ou résiliation. » En termes simples, la CLM est le processus et les outils utilisés pour préparer, signer, enregistrer et exécuter vos accords commerciaux.

Le processus de procure-to-pay, parfois abrégé en P2P, est l’intégration des outils d’achat et de comptes fournisseurs pour devenir plus efficace. Le procure-to-pay est un sous-ensemble du processus d’achat global.

Le requisition-to-pay couvre le processus d’achat à paiement (P2P) en commençant par la création d’une demande d’achat. Une demande d’achat est un document formel utilisé pour acheter quelque chose dont votre entreprise a besoin.

L’e-procurement implique l’achat de fournitures, de travaux et de services via Internet ainsi que d’autres systèmes d’information et de réseaux numériques, tels que l’échange de données informatisé et la planification des ressources de l’entreprise. Cette forme d’achat peut avoir lieu à un niveau business-to-business, business-to-consumer ou business-to-government.

Les achats intelligents se réfèrent à l’utilisation de la technologie pour rendre les processus d’achat manuels et intensifs en main-d’œuvre plus efficaces. Les outils d’achats intelligents peuvent utiliser l’apprentissage automatique, l’intelligence artificielle, l’Internet des objets (IoT) et les analyses de données avancées pour rendre les achats plus faciles, plus précis et plus rationalisés.

Sourcing to pay, couramment abrégé en S2P, est une partie du processus d’achat qui utilise des solutions numériques pour sourcer des produits et des services. Alors que le processus de source au paiement inclut tout ce qui est contenu dans les définitions de P2P, il implique également le sourcing de produits et de services.

Une demande d’achat est un document formel utilisé pour acheter quelque chose dont votre entreprise a besoin. La demande d’achat est déposée auprès du responsable de département ou de l’équipe d’achat pour lancer le processus d’achat du bien ou service. Les équipes financières et comptables utilisent également la demande d’achat à des fins de reporting et de conformité.

Les appels d’offres permettent aux entreprises de trouver les biens et services dont elles ont besoin au meilleur prix possible. Grâce au processus d’appel d’offres, une organisation peut solliciter des offres de la part de contractants, fournisseurs ou vendeurs pour obtenir les matières premières, équipements et autres produits nécessaires pour soutenir les fonctions commerciales clés et servir les clients internes.

Une demande d’informations (RFI – Request For Information) est un document qui annonce un projet, décrit ce qu’il implique et sollicite des offres de la part de contractants qualifiés pour réaliser le projet. Essentiellement, une RFI est un document de communication. Il informe les fournisseurs potentiels de ce que vous souhaitez acheter et de vos attentes en matière de livraison, de personnalisations ou de besoins en services.

Une demande de devis (RFQ – Request For Quotation), parfois également connue sous le nom d’invitation à soumissionner (IFB), est un document qui demande aux fournisseurs de fournir des devis de prix pour avoir la chance de réaliser une tâche ou un projet. Certaines entreprises envoient des RFQ comme des demandes autonomes ou dans le cadre du processus de demande de proposition (RFP).

La cartographie achats est une analyse détaillée de l’ensemble du processus d’achat, y compris les flux de travail, les relations entre les différentes étapes, et les points de contrôle, afin d’identifier les opportunités d’amélioration et d’optimisation.

La digitalisation des achats consiste à utiliser des technologies numériques pour automatiser et optimiser les processus d’achat. Cela inclut l’utilisation de systèmes de gestion des achats, de plateformes d’e-procurement et d’outils d’analyse de données pour améliorer l’efficacité, la transparence et la prise de décision dans les activités d’achat

La gestion par catégories est une approche d’organisation des achats qui se concentre sur des domaines de dépenses spécifiques. Ce processus segmente stratégiquement les dépenses en domaines avec des produits similaires ou liés.

L’achat centralisé est la pratique de consolider tous les achats d’une organisation par une seule équipe responsable des achats. L’équipe d’achat centralisée travaillera avec d’autres départements de l’organisation pour utiliser les économies d’échelle en achetant en gros et en négociant des prix plus abordables. De même, l’achat centralisé est considéré comme un moyen de simplifier et de rationaliser les achats.

La définition de Gartner de l’optimisation des coûts est : « une discipline continue axée sur les affaires pour réduire les dépenses et les coûts tout en maximisant la valeur commerciale. » En termes simples, l’optimisation des coûts cherche à trouver le meilleur prix et les meilleures conditions pour les achats commerciaux, tout en standardisant, numérisant et automatisant les applications, processus et services pour réduire les coûts.

L’achat direct est peut-être la fonction la plus importante d’une équipe d’achat, étant donné son impact sur le succès de l’entreprise. Et bien que de nombreuses organisations ignorent les achats indirects à leurs dépens, se concentrer sur les achats directs en temps de crise est une stratégie commerciale judicieuse. Si vous ne trouvez pas de moyens de réduire les risques et de contrôler les coûts de vos dépenses directes, il y a un sérieux défaut dans vos opérations.

Les achats indirects font référence aux fournitures et services qui maintiennent l’entreprise en fonctionnement : catégories de dépenses telles que les installations, les services publics, les services de maintenance, les ressources humaines et les fournitures de bureau.

Vous avez peut-être entendu parler de la gestion de projet lean ou du développement logiciel lean. Lean est une approche ou une philosophie qui cherche à maximiser la valeur pour le client en minimisant le gaspillage. L’approche lean a été appliquée à tout, du coaching exécutif au développement de produits — et naturellement, aux achats.

Les achats stratégiques, également connus sous le nom de sourcing stratégique, sont le processus de planification pour s’assurer que les biens et services nécessaires à la réussite de l’entreprise sont obtenus à temps, selon les besoins et dans le respect du budget. Les achats stratégiques impliquent d’optimiser soigneusement tout, de la sélection des fournisseurs, des conditions de paiement, de la vérification, de la négociation des contrats, et de l’achat de biens et de services.

Les achats externalisés impliquent de confier à un prestataire externe la gestion de certaines ou de toutes les fonctions d’achat de l’entreprise, permettant ainsi de se concentrer sur les activités à plus forte valeur ajoutée.

Les achats MRO (Maintenance, Réparation et Opérations) couvrent toutes les pièces de maintenance utilisées pour les réparations et pour soutenir la production dans une organisation. Bien que vitale pour les opérations, la MRO est considérée comme faisant partie des dépenses indirectes.

Une centrale d’achats est une organisation ou un service centralisé qui gère les achats pour le compte de plusieurs entités ou départements, permettant ainsi de réaliser des économies d’échelle et d’améliorer les conditions d’achat.

Les achats codifiés font référence à l’utilisation de codes standards pour classer et identifier les articles achetés, ce qui facilite la gestion des stocks, le suivi des dépenses et l’analyse des données d’achat.

Les achats hors production concernent l’achat de biens et services qui ne sont pas directement liés à la production des produits finaux de l’entreprise, comme les fournitures de bureau et les services de nettoyage.

Les achats de classe C font référence aux articles à faible valeur mais à volume élevé. Bien qu’ils représentent souvent une petite partie du budget global, leur gestion efficace peut entraîner des économies importantes.

L’innovation en achat est un terme large qui peut englober de nombreuses choses différentes. En fait, les experts du Public Spend Forum ont identifié au moins quatre aspects différents de « l’innovation en achat », couvrant la technologie, la stratégie, les processus et le reste.

L’analyse des dépenses est le processus d’identification des domaines où les achats  peuvent réduire les coûts, améliorer les approvisionnements stratégiques et finalement réduire les dépenses tout au long du processus d’achat.

L’achat direct fait référence au processus d’achat de matières premières et de biens pour la production, tandis que l’achat indirect concerne l’achat de services ou de fournitures nécessaires au fonctionnement quotidien de l’entreprise.

À mesure que la technologie transforme les achats, les organisations sont mieux à même d’utiliser les données pour déceler et résoudre les inefficacités dans leur processus de sourcing. De nombreuses organisations se concentrent cette année sur les dépenses de queue : des achats non gérés ou hors livre qui peuvent rapidement peser sur les résultats d’une entreprise.

Les dépenses gérées et non gérées nécessitent naturellement des approches différentes. Les équipes d’achat doivent simultanément essayer d’optimiser les dépenses gérées en gérant les relations avec les fournisseurs, en pratiquant des achats stratégiques et en surveillant le cycle d’achat pour les inefficacités. Parallèlement, les équipes doivent également identifier les dépenses non gérées et tenter de réduire leurs impacts négatifs.

Les dépenses Maverick — parfois appelées dépenses non conformes — font référence à tout achat qui ne suit pas les règles et procédures d’achat établies par l’organisation. Les dépenses maverick résultent soit d’un contournement délibéré des processus d’achat, soit d’une erreur d’achat qui ne correspond pas aux termes d’achat négociés précédemment.

La consolidation des commandes est la pratique consistant à combiner des bons de commande de plusieurs unités de votre entreprise. De là, vous pouvez soumettre une seule commande à un fournisseur capable de répondre à toutes les exigences de cette commande. Cela permet à l’entreprise de gagner du temps en évitant d’envoyer plusieurs bons de commande à plusieurs fournisseurs.

Un centre d’excellence en achat (COE – Center Of Excellence) est une équipe spécialisée qui fournit leadership, formation et support pour améliorer les meilleures pratiques d’achat à travers une organisation.

La matrice de Kraljic est un outil stratégique utilisé en gestion des achats pour segmenter les catégories d’achats en fonction de leur impact sur les profits et de leur risque d’approvisionnement. Elle aide les entreprises à élaborer des stratégies d’achat adaptées en classant les produits en quatre catégories : non-critiques, leviers, goulots d’étranglement et stratégiques.

Un achat d’urgence est un achat non planifié, souvent considéré comme une « urgence » ou un achat ponctuel. Tout comme pour tout autre type de dépense, il est important de garder les achats d’urgence sous contrôle.

Les dépenses de queue sont souvent définies comme l’argent qu’une entreprise dépense pour des achats qui représentent environ 80 % du total des transactions, ce qui représente environ 20 % des dépenses de l’entreprise en volume.