3 règles d’or pour optimiser vos achats de classe C

Le principe de Pareto, appliqué aux achats, permet de constater qu’une faible proportion des ressources de l’entreprise – 20% environ – génère à elle seule la majorité de son CA – entre 70 et 80%. De ce principe découle le classement ABC : les achats sont catégorisés par ordre décroissant de volume d’achat, en classes A, B et C. L’achat de classe C, « qui correspond à  des » achats génériques de faible montant, est considéré comme non récurrent et non stratégique. Il s’agit notamment des fournitures et petits équipements, incluent diverses catégories de produits et services et sont destinés à un usage épars à travers les différents services de l’entreprise.  Si la classe C représente le plus faible volume d’achats, cependant, elle induit un coût indirect élevé à la charge de l’entreprise.

Les achats de classes A et B représentent des dépenses visibles importantes, que l’entreprise a à cœur de contrôler. Le contrôle des achats de classe C au contraire est souvent négligé, à tort. Parce que les achats de classe C – également désignés comme « achats sauvages » – font supporter des coûts cachés d’autant plus élevés, il s’avère essentiel de les optimiser également, pour des économies substantielles et un gain de productivité non négligeable. Comment procéder ? Quels leviers actionner ? Réponses !

1 – Rationaliser une base de fournisseurs

Comment 5% du volume total d’achat peut-il représenter en pratique 60% du volume de commande, 75% du nombre de fournisseurs et 85% du nombre d’articles ?

1. Parce que ces achats de classe C concernent des dépenses très diversifiées. Non seulement en termes de familles de produits et services, mais aussi en termes d’utilisateurs finaux dans l’entreprise. Dans ce contexte, le nombre de fournisseurs peut rapidement croître et la décision d’achat est diluée à travers des départements épars. Résultat : la collecte et l’analyse des données sont rendues complexes, et l’optimisation des achats est négligée.
2. Parce que ces achats peu stratégiques sont souvent non liés au cœur de métier et décidés au dernier moment. Hors processus, ils échappent alors à la politique globale décidée et mise en place par la direction achats.

Très divers et réalisés dans l’urgence, les achats de classe C sont mis de côté. La complexité apparente à piloter les achats de classe C est alors un frein pour l’entreprise, qui craint l’ampleur du chantier. Autre difficulté : le faible montant en jeu – en termes de dépenses directes – qui dissimule en fait les enjeux réels de l’optimisation des produits de classe C … Pour mieux les appréhender, l’entreprise doit envisager le coût complet plutôt que la dépense directe. Ce faisant, elle s’offre une vision réaliste du poids financier des coûts indirects liés aux achats de classe C, et peut les optimiser efficacement.

1^ère règle d’or pour optimiser vos achats de classe C : la rationalisation de votre base fournisseurs. Il s’agit de dresser un état des lieux précis et fidèle, en récoltant l’information auprès des différents niveaux de services de l’entreprise.

1. Commencez par lister les différents fournisseurs par lesquels vous passez. Au vu du nombre conséquent de contacts, la nécessité de le réduire s’affiche comme une évidence.
2. Identifiez ensuite les entreprises qui peuvent être remplacées. Peut être jugé interchangeable le fournisseur non récurrent qui fournit une offre produit réduite, dans des conditions commerciales modérément attractives.
3. Réduisez votre liste de fournisseurs et concentrez vos commandes. Cela vous permet non seulement de minimiser les contraintes de gestion, mais aussi de négocier plus facilement des rabais.

2 – Se rapprocher d’un fournisseur capable d’adresser la « longue traîne »

Pour optimiser vos achats de classe C simplement et efficacement, le meilleur moyen consiste à sélectionner un fournisseur unique capable de proposer une offre produit la plus étendue possible. Les achats de classe C représentent la longue traîne : le nombre d’articles est important, les références sont diversifiées, les achats ne sont pas récurrents.

Les critères de sélection de votre fournisseur longue traine :

• Le fournisseur couvre non seulement le plus grand nombre de références produits, mais aussi la plus large zone géographique. L’entreprise dont les sites sont répartis sur une zone qui correspondant à votre propre territoire s’offre ainsi la possibilité de centraliser ses commandes auprès d’un fournisseur unique.
• Le fournisseur s’attache à la qualité du reporting. Parce que les données achats sauvages sont difficiles à collecter et à traiter, l’apport du fournisseur est précieux. En vous livrant des informations détaillées et organisées, il facilite le travail d’optimisation de la direction achats.

Bien entendu, il s’agira de négocier avec le fournisseur des conditions commerciales avantageuses. Votre argument clé : vous lui laissez l’exclusivité sur le long terme, pour des volumes de commande conséquents…

3 – Optimiser les livraisons

Dernière règle d’or pour optimiser vos achats de classe C : l’optimisation de vos livraisons. Agir sur ce poste permet en effet de réaliser des économies substantielles.

• Analysez le nombre de livraisons sur site par mois ou par semaine. Vous réalisez immédiatement s’il est possible d’économiser sur le temps/homme en agissant sur les tournées. A noter : un reporting qualitatif assuré par le fournisseur vous aide à analyser cette donnée centrale.
• Travaillez sur le taux d’erreur. Erreurs de livraison, mauvais timing, mauvais destinataire, produits abîmés pendant le transport… relevez les anomalies pour trouver les solutions adéquates en vue de réduire le taux d’erreur.
• Réduisez l’empreinte écologique. Profitez de votre stratégie livraisons pour améliorer votre empreinte écologique. Vous « verdissez » l’image de votre entreprise et contribuez à l’effort environnemental collectif, une initiative gagnant-gagnant.

A noter : pour réduire votre empreinte écologique, vous pouvez par exemple réduire la fréquence des livraisons. En planifiant en amont vos besoins, vous concentrez vos commandes d’achats de classe C et réduisez l’empreinte carbone générée par le transport. La logistique interne est également améliorée : vous avez moins de livraisons à gérer. Capitalisez sur ces efforts pour obtenir un label environnemental, et communiquez dessus.

Ne faites pas l’erreur de négliger la bonne gestion de vos achats de classe C. En réduisant le nombre de fournisseurs, en négociant de meilleures conditions d’achat et en suivant attentivement les processus, vous vous offrez l’opportunité de réduire vos coûts cachés, tout en gagnant un temps considérable dans la gestion de vos approvisionnements et en vous évitant des contraintes superflues. Au-delà de ces aspects opérationnels, la qualité du service proposé par le fournisseur doit trouver une place de choix parmi vos critères de sélection. En effet, seul un fournisseur de qualité, deviendra ce partenaire de confiance et cet appui précieux que recherche la direction achats pour la soulager et lui permettre de se remobiliser sur son cœur de métier et des tâches à plus forte valeur ajoutée.